Projekt PBE

Personalbedarfsermittlung im Gesundheitswesen

In der Personaldienstplanung von Ärztinnen/Ärzten und Pflegekräften wird derzeit weitestgehend mit fixen Besetzungsstärken je Arbeitsschicht gearbeitet. Abgeleitet aus Jahresbudgets, Erfahrungswerten und Annahmen dient die Anzahl der benötigten Mitarbeiter als Anhaltszahl für diverse Planungssysteme wie Dienstplanung, RPS, KIS, etc. Diese Besetzungen entsprechen jedoch nur zum Teil dem tatsächlichen Bedarf, und können aufgrund von Informationsmangel sowie organisatorischer und/oder dienstvertraglicher Regelungen nur schleppend bzw. zeitlich verzögert angepasst werden.

Durch IT-gestützte Aufbereitung von Ist- und Zukunftsdaten, welche bereits in Vorsystemen verfügbar sind, könnte das resultierende Arbeitsaufkommen genauer kalkuliert und prognostiziert werden. Die Verarbeitung von Informationen beispielsweise über aktuelle Bettenbelegungen, geplante Patientenaufnahmen, Operationen und Therapien etc. würde eine zeitnahe und wirklichkeitsnähere Betrachtung der Bedarfe ermöglichen. Damit könnten unvermeidlich auftretende Arbeitsspitzen mit entsprechend eingeplanten Ressourcen abgedeckt oder zumindest mit höherer Wahrscheinlichkeit prognostiziert werden. Auf diese Weise würden unvorhersehbare Arbeitslasten besser verteilt, Personalreserven eingeplant und Unter- oder Überdeckungen ausgeglichen.

Ziel dieses Projektes ist es, ein Modell zur dynamischen Personalbedarfsermittlung zu entwickeln, welches das bestmögliche Gleichgewicht zwischen notwendigen Interventionen und einer realitätsnahen Abbildung schafft.
Dabei gilt es insbesondere die komplexen Zusammenhänge und Abhängigkeiten zu untersuchen, relevante Einflussfaktoren zu analysieren und eine praxisgerechte Personaleinsatzplanung und Steuerung gesamtheitlich zu integrieren. Daraus abgeleitet soll ein unterstützendes EDV-Instrument entwickelt werden, welches die Komplexität der Methodik auf praxisgerechte Strukturen reduziert und relevante Daten und Informationen für die dynamische Personalbedarfsermittlung bereitstellt.

In der ersten Projektphase werden dazu grundlegende Recherchen und fundierte Analysen erstellt:

► Evaluierung von Determinanten und deren Signifikanz auf die prospektive Ermittlung der Besetzungsstärken

► Klärung der Rahmenbedingungen für untertägige und kurzfristige Änderungen der Besetzungsstärken zur
Anpassung an das tatsächliche Arbeitsaufkommen (inkl. arbeitszeitrechtliche und sozial verträgliche
Möglichkeiten und Restriktionen)

► Entwurf eines Rechenwerks bzw. Berechnungsschemas zur Bewertung der Eingangsdaten und Ableitung
qualitativer und quantitativer Größenordnungen für die Besetzungsstärken

In einem zweiten Schritt werden zur Unterstützung des methodischen Ansatzes durch ein geeignetes EDV-Instrument folgende Tätigkeiten durchgeführt:

► Evaluierung der vorhandenen Vorarbeiten (manuelle, papierbasierte und automatisierte Vorgänge)

► Abklärung von Möglichkeiten zum Erwerb von relevanten Daten aus diesen Systemen (Datenqualität,
Normalisierung, Schnittstellen für einmaligen und/oder laufenden Datentransfer)

► Forschung über zeitliche und örtliche Abläufe (in welchem System sind welche Daten für welche Informationen
essentiell)

► Entwicklung des Software-Tools (Analyse, Design, Implementierung, Pilotierung)